मेरो दिनको काममा, मैले संचारमा काम गर्छु, प्रायः गैर-लाभकारी संस्थाहरूको लागि। मैले काम गरेको कामको भाग समावेश गर्दछ कि हाम्रो दुवै आन्तरिक र बाह्य संचारको लागि रणनीति हो। यो पनि एक कार्यालय चाल को लागि एक योजना को विकास मा शामिल छ, जो मेरो वर्तमान संगठन अर्को छ महिना मा गर्न को योजना हो।
जब तपाईं सोच्न सक्नुहुन्छ कि अफिस चालमा योजना बनाउने योजनामा धेरै चरणहरू छन् जुन तपाईलाई संचारलाई विचार गर्न समय छैन, तपाईले एक फर्म रणनीति सिर्जना गर्न दिन वा दुईलाई लिन आवश्यक छ जसले कर्मचारीहरू र क्लाइन्टहरू दुवैलाई थाहा छ आगामी परिवर्तनहरूको ।
कर्मचारीहरूसँग सुरू गरौं किनभने तिनीहरू सीधा गतिबाट प्रभावित हुन्छन् ।
आन्तरिक सञ्चारले यी मुख्य सन्देशहरू समावेश गर्नुपर्छ:
- एक स्पष्ट समयरेखा: सुनिश्चित गर्नुहोस् कि तपाईको सबै कुञ्जी चरणहरू सूचीबद्ध गर्नुहोस् ताकि सबैलाई थाहा छ कि के आशा गर्दछ र कहिले।
- प्याकिङ निर्देशनहरू: कसरी उनीहरूको कार्यालयहरू प्याक पैक गर्न वा निर्देशनका लागि क्यूबक्सहरू बारे निर्देशनहरू प्रदान गर्नुहोस्। यसमा प्याकिंग सामग्री कहाँ पुग्नु पर्छ, तिनीहरू प्याकिङ्ग र म्यादलाइनहरूको लागि जिम्मेवार के छन्।
- कुनै पनि कार्यालय समापनको उन्नत सूचना : चालको समयमा, तपाईले अन्तिम प्याकेजिङ्ग सक्षम पार्न र अफिस उपकरण र फर्निचरको सट्टाको लागि कार्यालय बन्द गर्न आवश्यक हुन सक्छ। निश्चित गर्नुहोस् कि तपाईंको कर्मचारीले यी मितिहरुका बारे जान्दछन् र यदि र कसरी चलिरहेको बेला जारी रहनेछ र यो कसरी उनीहरूको कार्य तालिका र कार्यभारलाई असर गर्नेछ।
- नयाँ अफिस योजनाः कर्मचारीहरू नयाँ स्थान कस्तो देखिन्छ र कसरी कार्यालयहरू सेट अप गर्ने बारे प्रारम्भ गर्न चाहनुहुन्छ। के तिनीहरूसँग अझै पनि आफ्नै ठाउँ हुनेछ वा तिनीहरू अब एक कक्ष वा खुला फ्लोर प्लानमा हुनेछन्? सुनिश्चित गर्नुहोस् कि तपाइँ कसरी कार्य स्थान परिवर्तन हुन सक्छ भनेर कर्मचारीहरूलाई सूचित गर्न तरिका सिर्जना गर्नुहोस्।
- नयाँ स्थान, पार्किंग र कम्युट विकल्पहरू: नयाँ स्थानको बारेमा चाहिन्छ कि सबै जानकारीको साथ कर्मचारीहरू प्रदान गर्नुहोस् ताकि उनी नयाँ ठाउँमा यातायात तयार गर्न सक्दछ।
एकपटक तपाईंले सबै कुञ्जी सन्देशहरू निर्धारण गर्नुभएपछि, तपाईंले यी सन्देशहरूलाई कसरी वितरण गर्ने भन्ने निर्धारण गर्न आवश्यक छ। तपाईंले प्रयोग गर्नुहुने विधि सन्देशको प्रकारले निर्णय गर्नुपर्छ।
उदाहरणको लागि, समयरेखा सजिलै संग तपाईंको कम्पनी इंट्रानेट मार्फत डेलिभर गर्न सकिन्छ; जबकि कार्यालय कार्यालय बन्दै जान सकिन्छ कि एक कर्मचारी बैठक मा प्रस्तुत गर्न को लागी प्रश्नहरु लाई प्रश्न गर्न सकिन्छ र उत्तर दिनुहोस।
कर्मचारीहरुलाई उद्देश्य संचार गर्न को तरिका:
- इंट्रानेट: ती इन्टरनेटहरू वा संस्थाहरूका लागि इन्टरनेटमा, यो सामान्यतया अधिकांश सन्देशहरूको लागि उत्तम प्लेटफर्म हो। यसले फाइलहरू र सूचनाहरूमा सजिलो अद्यावधिक सक्षम पार्दछ जुन सबै कर्मचारीहरू पुग्छ।
- व्यक्तिगत बैठकहरू: कुनै पनि कुरा के हो भने सन्देशहरू क्यासिनोहरू बनाउन र स्टाफहरू लाई पूर्ण छलफल गर्ने मौकाको लागि कर्मचारीको बैठक राम्रो स्थान हो। तपाईं मिल्दो समय कसरी प्रयोग गर्ने जानकारीको समीक्षा गर्न सक्नुहुन्छ त्यस कर्मचारीले जान्दछन् कि उनीहरूलाई सूचित राखिनेछ।
- इमेल: इमेल सजिलो हुँदा, यो रिले जानकारीको लागि उत्तम तरिका होइन। तपाईं यो धेरै इमेलहरू पठाउन चाहानुहुन्छ जब उनीहरूले यसको जानकारीलाई जानकारी पाउन सक्दैनन्। यदि तपाइँ ईमेल प्रयोग गर्नुहुन्छ भने, सुनिश्चित गर्नुहोस् कि तपाइँ मात्र उनीहरूलाई जानकारी थाहा पाउनका लागि अनुमति दिन अनुमति दिन्छ।
- साधारण फोल्डरहरू : यदि तपाईं इन्टरनेट छैन भने, त्यसपछि एउटा सञ्जाल ड्राइवमा एक साधारण फोल्डर सिर्जना गर्नुहोस् जुन सबैले पहुँच गर्न सक्ने जानकारी भण्डारण गर्ने अर्को सबैभन्दा राम्रो तरिका हो जुन तपाइँले मान्छेलाई पहुँच गर्न चाहानुहुन्छ।
- बुलेटिन बोर्ड: एक भौतिक स्थान जहाँ सूचना पोस्ट गरिएको छ, के गर्न को लागी एकदम राम्रो कुरा हो। मानिसहरूले मात्र प्राय: यो जाँच गर्न सक्दछन्, यो ठाउँ पनि दिन्छ जहाँ मान्छे सङ्कलन गर्न सक्छ र चिन्तामा छलफल गर्न सक्छ।