01 को 07
कसरी एक पेपर दाखिल + भण्डारण प्रणाली सेट अप गर्ने जुन तपाईंको लागि काम गर्नेछ
Belchonock / Getty Images संघर्ष वास्तविक छ: पेपर र कागजको अनुहारको प्रबन्ध गड्ढाइ हो। यही कारणले सजिलो छ, यो गृह फाइल दायाँ प्रणाली जुन तपाइँ वास्तवमा प्रयोग गर्नुहुनेछ यो सेटअप गर्न महत्वपूर्ण छ। आज, हामी के गर्न जाँदैछौँ, सँगै।
लक्ष्य
गृह दाखिल प्रणाली सेटअप गर्ने बारे जान्नुहोस् तपाई वास्तवमा तपाईंको बाँकी बाँकी जीवनको लागि प्रयोग गर्नुहुनेछ। जीवन शैली परिवर्तनको लागि समायोजन गर्न लचीला हुन आवश्यक छ, र यो सरल हुनु आवश्यक छ त्यसैले तपाईले यसलाई वास्तवमा राख्नुहुनेछ।
तपाईलाई के चाहिन्छ?
- कैबिनेट वा फाईल बक्स फाइल गर्दै
- फाईल फोल्डरहरू ह्याङ्ग गर्दै (म यी रङ गरिएका व्यक्तिहरू मनपराउँछ जुन माथि चित्रण गरिएको छ)
- डेस्कटप फाइल धारक
- श्रेडर
- पुनःप्राप्त बिन
- फाइल फोल्डरहरू
- लेबल निर्माता वा कलम
समय
यो एक सप्ताहांत परियोजना हो। हामी काम / विद्यालयको लामो दिन पछि एक हप्ताको रातमा यो सुरू गर्न सिफारिस गर्दैनौं। एक प्याला कफी वा चियाको साथ सशस्त्र एक शनिवार वा आइतवार बिहान यो एक सुरुवात गर्नुहोस्, र एक चिसो-प्राप्त-यो-गरे रवैया।
02 को 07
एक स्पेसमा एकैसाथै तपाईंको सबै कागजातहरू इकट्ठा गर्नुहोस्
स्टीव हेप / गेट छविहरू घर दाखिला प्रणाली सेटअप गर्ने पहिलो चरणले तपाईंका सबै फाइलहरू र कागजातहरूलाई एकै ठाउँमा राखिएको छ ताकि तपाईं क्रमबद्ध गर्न, रिसायकल र छाड गर्न सक्नुहुनेछ। एक स्थानमा सबै कुरा निम्न फाइदा छन्:
- यसले तपाईंलाई काममा ध्यान केन्द्रित गर्नेछ। जब तपाईं प्रयास गर्नुहुन्छ एक कार्य पूरा गर्नुहोस् जुन तपाईं बारे उत्साहित हुनुहुन्न (दाखिला गर्ने), कुनै बहाना गर्न को लागी वा अर्को नयाँ प्रोजेक्टमा सुरू गर्न। यदि तपाइँसँग तपाइँको सबै आपूर्तिहरू छन् (यहाँ सूचीबद्ध) र एकै ठाउँमा तपाईंको सबै पेपरहरू, तपाईंसँग साँच्चै कुनै बहाना छैन तर खुदाउन।
- तपाईं अझ राम्रो हुनेछौं। तपाईंको घर माथिको पछाडीको पछाडिको मतलब भनेको तपाईंले कामबाट केही हप्ता अब दोहोर्याउनु हुँदैन जब तपाईले लुगा धुने कोठामा कागजातको बिर्सिएको स्ट्याक पाउनुहुनेछ।
कागजातहरू हेर्नका लागि केही स्थानहरू (तपाइँका स्पष्ट डेस्क दराज भन्दा अन्य, क्याभिनहरू र मेल पाइल फाइल गर्दै):
- बैठक कोठा। कागजहरू कोठामा ढोकाहरू हुन्छन् किनकी हामी अक्सर तिनीहरूसँग के गर्ने के विचार छैन। यसैले तपाई सधैँ कागजातहरू राख्नुहुन्छ जुन तपाईले पक्कै पनि मेरो मेलमा बाकसमा के गर्ने निश्चित हुनुहुन्न।
- ब्यागहरू । ब्याकप्याक्स, कार्य थोरै, हातको थलो, जिम थलो र सूटकेसहरू।
- भान्सा। पेपर ढिलाइहरू भान्सामा समाप्त हुने तरिका छ। यो किनभने किनभने भान्सा प्रायः पहिलो स्थान हो जुन हामी टाउकोमा हिड्छौं।
त्यसोभए, तपाईंको सबै कागजातहरू इकट्ठा गर्नुहोस् र त्यसपछि ...
कठिन सतहको साथ राम्रो स्थान छान्नुहोस् जुन तपाईं 5 ढिलाइ सिर्जना गर्न सक्नुहुनेछ। यो भान्साको टेबुल, अतिथि कक्षको बेड वा तपाईंको डेस्क यदि पर्याप्त हुन्छ। यदि तपाईं सँग पर्याप्त सतहको सतह छैन भने, फ्लोरले पनि काम गर्दछ।
यदि तपाईंसँग धेरै कागजातहरू छन् भने तपाईंको ढिलाहरू माथि बढ्न सक्छ, त्यसपछि डिब्बाहरू वा गन्ती बक्सहरू प्रयोग गर्नुहोस्। तिनीहरूलाई तिनीहरूलाई अलग राख्न र गल्तीहरू टार्नको लागि लेबल गर्नुहोस् - जस्तै कि "ग्यालेक्सी" बक्समा पछिल्लो वर्षको कर रिटर्न गल्ती गर्दछ।
03 को 07
पाँच श्रेणिहरु मा आफ्नो पत्र अलग गर्नुहोस्
तपाईंको सबै कागजातहरू पाँच कोटिमा विभाजित गर्नुहोस्। फोटो / गेटी अब यो व्यापारको लागि तलको समय हो। तपाईं प्रत्येक कागज छुनु र त्यसको बारेमा निर्णय गर्न जाँदै हुनुहुन्छ।
नियम: तपाईंले कागजको प्रत्येक टुक्राको बारेमा निर्णय गर्नुपर्छ । यो यी 5 श्रेणीहरू मध्ये एकमा जान जाँदैछ:
एक्शन: तपाइँले कारवाही गर्न आवश्यक पर्दछ र त्यसपछि रद्द गर्नुपर्दछ। हामी "घरेलू" को रूपमा तल कोटीमा सन्दर्भमा के साथ भ्रमित नगर्नुहोस्। घरेलू कागजातहरू स्थायी रूपमा दायर गरिएका छन्, कार्य फाइलहरू एक पटक प्रयोग गरिँदैछन् र त्यसपछि खारेज गरिन्छन्।
उदाहरणहरू: निमन्त्रणाहरू, पार्किङ टिकटहरू, अप्ठेरो अनुस्मारकहरू, गृहकार्य, बिलहरू आदि।सङ्ग्रह: पेपर्स वा कागजातहरू जुन तपाइँलाई फाँट गर्न आवश्यक छ तर तपाइँलाई सन्दर्भमा एक वर्ष वा दुई पटक भन्दा बढी प्रयोग गर्न आवश्यक छैन।
उदाहरणहरू: कर फिर्तीहरू, मेडिकल रेकर्डहरू, अकादमिक रेकर्डहरू, तपाईंले जेरी ड्यूटीमा काम गरेको प्रमाण, कार्यहरू, पट्टिहरू, अनुबंधहरू, आदि।परिवार: यी कागजातहरू तपाईले आफ्नो घर (र जीवन) चलिरहेको राख्न प्रयोग गर्दछन्।
उदाहरणहरू: कूपनहरू, व्यञ्जनहरू, प्रयोगकर्ता नियन्त्रकहरू, यस वर्षका करहरूका लागि प्राप्तिहरू, आगामी यात्राका लागि दस्तावेजहरू, आदि।पुन: रिसाइकल: कागजातहरू र कागजातहरू जुन माथि कुनै पनि श्रेणीमा नपस्कन्छ र कुनै व्यक्तिगत जानकारी समावेश गर्दैन।
उदाहरणहरू: रद्दी मेल, एक संगोष्ठीका कार्यपत्रहरू तपाइँ अब लामो चासो राख्नुहुन्न, अखबारहरू, पत्रिकाहरू, पुरानो होमवर्क जसले तपाईलाई आवश्यक पर्दैन, प्रयोगका लिफाफेहरू, आदि।श्रे्रेड: कागजातहरू र कागजातहरू 1-3 कोटिमा पर्दैन तर व्यक्तिगत पहिचान जानकारी समावेश गर्दैन।
उदाहरण: क्रेडिट कार्ड प्रस्तावहरू, पुरानो बैंक विवरणहरू, बिलहरू, आदि।
04 को 07
Declutter + तपाइँलाई लामो समय आवश्यक पर्दैन दस्तावेजहरू र फाइलहरू अस्वीकार गर्नुहोस्
dra_schwartz / Getty Images तपाईंको सबैभन्दा ठूलो ढेर फेरि पुनरावृत्ति हुनेछ। ती पहिला पुन: रिच गर्नुहोस् - वस्तु यहाँ छिटो तपाईंसँग सम्भार गर्दै पेपरको मात्रा घटाउनु हो।
अर्को, छायादारहरूलाई टुक्रा बनाइयो - यसमा केहि समावेश छ जुन तपाईंको नाम र ठेगाना भन्दा बाहिर पहिचान गर्दछ।
वैकल्पिक रूपमा, यो कंटेनर स्टोर बाट तपाईंको आईडी रोलर धेरै निष्पक्ष मूल्य र धेरै व्यावहारिक व्यक्तिहरु को लागी छ जो तपाईंको श्रेडर जाम छ बिरामी छन्। यस तरिकाले तपाईं सजिलै संग तपाईंको आईडी जानकारी मा टाँस्न सक्नुहुनेछ र मेल पुन: प्राप्त गर्न र श्रेडिङको सट्टा व्यक्तिगत जानकारीको साथ कागजातहरू पुन: प्राप्त गर्न सक्नुहुन्छ।
अब जुन किङ्क रद्द गर्नु भएको छ, यो प्रणाली प्रणाली सेट अप गर्न समय हो:
- प्रयोग गर्न सजिलो छ, त्यसैले तपाई वास्तवमा यसलाई प्रयोग गर्नुहुनेछ;
- जीवन परिवर्तन र नयाँ परियोजनाहरू समायोजन गर्न पर्याप्त लचीला; र,
- सुरक्षित गर्नुहोस् जब तपाइँ केहि छिटो पत्ता लगाउन चाहानुहुन्छ, तपाई यसलाई पाउन सक्नुहुनेछ।
यहाँ सुन्दरता यो छ कि तपाईं यी कोटीहरू तपाईंको घर वा कार्यालयको भित्र र बाहिर आउनु भएको कागजको आधारमा तल तोक्न सक्नुहुन्छ।
05 को 07
तपाईंको गृह फाइल प्रणालीको लागि एक पुरालेख फाइल सेटअप गर्नुहोस्
क्यारोलिन हिब्रर्ड / गेट छविहरू यो निर्णय गर्न सजिलो छ जुन कुन कागजातहरू तपाईंको अभिलेख फाइलमा जान्छ। यी सबै भन्दा महत्त्वपूर्ण पाना हुन् जुन तपाई आफैं हुनुहुन्छ। तिनीहरू प्रमाण छन् तपाईं र तपाईंको परिवार अवस्थित छ, आफ्नो कर तिर्न, घर र कार, कलेज बाट स्नातक, आफ्नो देश बाहिर पासपोर्ट वा भिसामा यात्रा गर्न सक्छन्। यदि तपाईं व्यवसाय मालिक हुनुहुन्छ वा एक भन्दा बढि सम्पत्ति स्वामित्व गर्नुहुन्छ भने, यो फाइल अझ ठूलो हुनेछ।
यहाँ यस फाइलमा राख्नको लागि आधारभूत सूची छ:
- कर फिर्ती
- चिकित्सा रेकर्ड
- शैक्षणिक रेकर्ड
- प्रमाण तपाईले ज्यूरि ड्यूटी सेवा गर्नुभयो
- कामहरू
- पट्टि
- अनुबंध
- पासपोर्टहरू
- यसैले सीआईआई सुरक्षा कार्डहरू
- रोजगारको रेकर्ड
- बप्तिस्मा प्रमाणपत्र
- जीवन बीमा / सेवानिवृत्ति कागजातहरू
यी कागजातहरूलाई फाइल फोल्डरमा भण्डारण गरिएका फोल्डरहरूमा भण्डार गर्नुहोस्। सुरक्षित राख्नको लागी थप "सामानहरू" सुरू भएपछि एक फायरबक्स बक्स किनमेल गर्नुहोस्।
अगाडि राख्नुभएका फाईलहरूलाई तपाईँले प्रायः प्रयोग गर्नुहुन्छ (एक पटक केही पटक उकालो)। यस स्पेस ओभरलाई व्यवस्थित गर्न आग्रह गर्नुहोस् किनकि यदि तपाईं धेरै विशिष्ट हुनुहुन्छ भने वास्तवमा यसलाई चीजहरू खोज्न गाह्रो हुन्छ जब तपाई साँच्चै, वास्तवमा तिनीहरूलाई चाहिन्छ। सामान्यतया, यदि तपाईं आफ्नो अभिलेख फाइलमा डुप्लिकेट गर्दै हुनुहुन्छ भने, तपाई साँच्चै, पेपरको टुक्रालाई आवश्यक पर्दछ ताकि तपाईलाई सकेसम्म सकेसम्म सजिलो बनाउनुहोस्।
यहाँ मेरो कोटीहरू छन्:
- शैक्षिक
- कार
- रोजगार
- वित्तीय
- स्वास्थ्य
- आईडी
- बीमा
- रियल एस्टेट
तिनीहरूलाई वर्णानुक्रम व्यवस्थित गर्नुहोस्, तर आईडी फाईल माथि राख्नुहोस्। यसमा तपाईंको जन्म प्रमाणपत्र, पासपोर्ट, सोशल सुरक्षा कार्ड र बप्तिस्मा प्रमाणपत्र जस्ता चीजहरू छन्। यो पनि तपाईं आफ्नो विवाह लाइसेन्स राख्नु पर्छ जहाँ पनि छ।
यी कागजातहरू भण्डार गर्न, दृढतापूर्वक उच्च-सुरक्षा डीड बक्सलाई विचार गर्नुहोस् जुन $ 50 भन्दा कम, एक उत्कृष्ट मान हो। अर्को विकल्प उच्च-सुरक्षा प्रिस्क्रिप्शन बक्स हो। यो एक मेडिकल आपूर्तिको लागि डिजाइन गरिएको छ तर सजिलै संग धेरै कागजातहरू हराउन सक्दछन्।
तपाईले आफ्नै आफ्नै आफ्नै फाइललाई सेटअप गर्न सक्नुहुनेछ, वा तपाइँ फाइलसोल्युशनहरू होम दावी प्रणाली प्रयोग गर्न सक्नुहुनेछ।
* यदि तपाइँ यी फाईलहरू हराउनुहुन्छ भने, तपाइँले रजिस्ट्रार, टाउन / सिटी क्लर्क, शैक्षणिक संस्थाहरू आदिबाट प्रतिमा प्राप्त गर्न धेरै रकम तिर्न सक्नुहुन्छ, त्यसैले $ 50 एक सार्थक, स्मार्ट लगानी हो।
06 को 07
गृह फाइल व्यवस्थित गर्नुहोस्
साप्पिंगटन टोड / गेट छविहरू यहाँ तपाईँले आफ्नो गृह फाइलमा भण्डारण गर्नु पर्ने कुराको लागि औंठाको राम्रो नियम हो: तपाईलाई भविष्यमा आवश्यक पर्ने सबै कुरा, तर तपाईलाई अहिलेसम्म कार्य गर्न आवश्यक छैन, जुन तपाईँको अभिलेख फाइलमा अवस्थित छैन। उदाहरणको रूपमा तपाईंको आफ्नै फाइल फाइल (घरेलू कार्यपुस्तिका भनिन्छ) प्रयोग गर्नुहोस् ताकि तपाईले यो फाइलमा के भन्नु र के गर्ने छैन भन्ने बारे राम्रो विचार पाउनेछ।
पहिलो बन्द, फाईल बाकस वा बिनको सट्टा, मैले सेक्सको साथमा एक बान्डर सिर्जना गरे र त्यसपछि जेब चीजहरू जस्तै स्टोरहरू र उपहार कार्डहरू स्टोर गर्न। तपाईं यस बाईन्डर प्रयोग गर्न सक्नुहुन्छ र निम्नका लागि सेक्शनहरू छन्:
- कूपन / ग्रुपहरू
- उपहार कार्डहरू
- आगमन यात्राहरूको लागि कागजात / यात्रा
- मैले सबमिट गरेको छुटहरू र मेरो चेक फिर्ता प्राप्त गर्ने प्रतीक्षामा छु
- उपकरण जस्तै ठूला टिकट वस्तुहरू वा फर्निचरको ठूलो टुक्राको लागि प्राप्तहरू
- तपाइँका सबै पुरस्कार कार्डहरूको लागि जेब छ
- तपाईंले काम गरिरहनुभएको आगामी परियोजनाहरूका लागि टिप्पणीहरू र सन्दर्भ सामग्री
- व्यञ्जनहरु *
- करहरूको लागि प्राप्तहरू
- कार / घर / भाडाको बीमा नीतिहरू
तपाईले प्रायः यीमध्ये एक एनेनोटोट खातामा स्क्यान गर्न सक्नुहुनेछ, तर तपाइँलाई आवश्यक पर्दा तपाईलाई फेरि प्रिन्ट गर्न चाहानुहुन्छ, यस नोटबुकमा यसलाई फाइल गर्नुहोस् र तपाईंको गृह कार्यपुस्तिकालाई कल गर्नुहोस्।
* केहि दिन फर्काउन चाहने व्यञ्जनहरूका लागि फरक फाइल राख्नुहोस् तर छैन।
07 को 07
एक एक्शन फाइल सेटअप गर्नुहोस्
Utamaru Kido / Getty Images एक्शन फाईलका कागजातहरू छन् जुन तपाईले कारवाही गर्न आवश्यक छ र त्यसपछि रद्द गर्नुपर्दछ। कुनै पनि कागजात वा पेपर स्थायी रूपमा दायर गर्न वा लामो समयको समय (एक महिना भन्दा बढी) को आवश्यकता हो, शायद तपाईको घरको फाइलमा अवस्थित छ।
एक्सन फाइलहरू निम्न हुन्:
- एक पटक प्रयोग गर्न जाँदैछ र फेरि खारेज गरियो; or,
- तपाईले काम गर्नका लागि प्रतीक्षा गर्दै फाइलहरू।
यी कागजातहरूलाई विशेष गरी पकड गर्नको लागि बक्स प्रयोग गर्नुहोस्, र हामी यो बक्स सिफारिस गर्दछौँ। नारंगी छनौट गर्नुहोस् किनकि यो फ्लैश रङ हो र सोच हो, यो तपाईंलाई कम से कम एक हप्ता बक्स मार्फत जान्छ। यसले मेललाई व्यवस्थापन गर्न मद्दतमा बक्समा पनि डबल्स पनि गर्न सक्छ।
तपाईंको कार्य फाइलमा के राख्ने उदाहरणहरू यहाँ छन्:
आगमन पत्र:
- तपाईंले मेलमा गर्नुभएको सबै कुरा यो फाइलमा जान्छ
- कागजको कुनै पनि टुक्रा तपाईले ह्यान्ड्स हान्नुहुन्छ वा तपाईं ह्यान्डब्यागमा हल्लाउनुहोस् र हल्ला गरौं यहाँ
क्यालेन्डर वस्तुहरू:
- आगामी घटनाहरूको लागि निमन्त्रणाहरू र कुनै निर्देशनहरू वा प्रतिक्रिया कार्डहरू जुन तिनीहरूसँग आउँछन्
- बिलहरू तिर्न र त्यसपछि छाया वा पुन: प्रयोग गर्नका लागि बिल
- अनुमति स्लिपहरू साइन गर्न
- नियुक्ति रिमाइन्डरहरू
भुक्तानी गर्न वस्तुहरू:
- भुक्तान गर्नको लागि पार्किंग टिकट
- बिलहरू भुक्तान गर्न
आइटमहरू तपाईंको प्रतीक्षा गर्दै हुनुहुन्छ:
- तपाईंले फर्काउनु भएको निर्णयमा हालैमा खरिद गर्नुभएका केहि चीजहरूको लागि प्राप्त रकमहरू। उदाहरणका लागि, यदि तपाइँ अमेजनबाट एक प्याकेज पाउनुभयो भने, यदि यो उत्पादनले काम नगरेको बेलामा यो बिनमा प्याकिङ पर्ची टच गर्नुहोस् र तपाईलाई फर्काउनु पर्छ। तपाईंले प्राप्त गर्नुभएको अन्य संकुलहरूको लागि डेटा
- तपाईंले प्रतीक्षा गर्नुहुने सबैका लागि प्राप्तिहरू। उदाहरणका लागि, यदि तपाईंले आफ्नो बीमा कम्पनीमा बिल पेश गर्नुभयो र तपाइँ प्रतिफलको लागि पर्खिरहनुभएको छ, यो फाइलमा जान्छ। यदि तपाइँ केहि फर्काउनु भएको छ र तपाईं आफ्नो बैंक कथनमा वा मेरो क्रेडिट कार्ड बिलमा फिर्ती देखापर्ने प्रतीक्षा गर्दै हुनुहुन्छ भने यो यो बक्समा जान्छ।
तपाईले यो फाईललाई धेरै कोटीहरूमा तान्न सक्नुहुनेछ, तर यो बाकसमा सबै चीजहरू टाँस्न सजिलो छ र त्यसपछि एक चोटि जान्छ, हप्तामा दुई पटक वा तीन पटक। त्यसोभए तपाईं रिसाइकल गर्न वा कुनै पनि चीजलाई बदमाउन सक्नुहुनेछ जुन तपाईलाई अब आवश्यक छैन, जुन कुनै पनि फाइलको अभिलेख राख्छ वा अभिलेख र परिवार र क्रियाकलापको कुनै पनि फाइल हो जसले प्रतिक्रिया गर्न आवश्यक छ। लक्ष्य यो फाइललाई सकेसम्म सानो राख्न को लागी छ।
तर ... चाल यो छ कि तपाइँ कम से कम एक हफ्ते हप्तामा यो फाइलको माध्यम जान पर्छ। म अत्यधिक यो सिफारिश तपाईंको व्यक्तिगत साप्ताहिक आयोजन रूटमा थप गर्न सिफारिस गर्छु, यस तरिकाले तपाइँ फाइल गर्दै हुनुहुन्छ र अपेक्षाकृत सानो मात्रामा कागजातहरू हप्तामा एक पटक मात्र भण्डार गर्दै हुनुहुन्छ।