आधारभूत ईमेल आलेख

इमेल अब लिखित सञ्चार पठाउने प्राथमिक तरिका मध्ये एक हो, र यो सम्भावना कहिल्यै परिवर्तन हुनेछैन। यो सजिलो छ, छिटो, र स्टम्प आवश्यक छैन।

सकियो दिनहरू जब तपाईं एक पत्र वा मेलको लागि जवाफमा एक हप्ता पर्खनुहोस्। तपाईंको लिफाहरू वजन गर्न पोस्ट अफिसमा आकस्मिक रन बनाउन आवश्यक छैन र बिलहरू र अक्षरहरूको लागि पर्याप्त स्ट्याम्पहरू उठाउन आवश्यक छैन। वास्तवमा, थुप्रै व्यक्तिले लिफाफेलाई समेत सम्बोधन गरेको छैन वा अमेरिकी डाक घरको माध्यमबाट एक पत्र पठाएको छ।

इ-मेल व्यक्तिगत रूपमा र व्यवसायमा दुवै संवाद गर्ने सबै भन्दा सजिलो र तेर्सो तरिकाहरू हो। यो यस्तो घटना भएको छ कि कहिल्यै भरोसेमंद संयुक्त राज्य सेवा सेवा व्यवसायमा रहन तरिकाहरू खोज्न संघर्ष गरिरहेका छन्।

त्यहाँ कुनै आश्चर्य छ कि ईमेल शिष्टता , प्रायः Netiquette को रूपमा उल्लेख गरिएको छ, हालको संस्कृतिको लागि एक तातो विषय हो। अमेरिकी आबादीको एक व्यापक खण्डद्वारा इमेल पठाइन्छ। प्रायजसो कारोबारहरूले दिनभरि कर्मचारीहरूसँग कुराकानी गर्न इमेल प्रयोग गर्छन् । लगभग हरेक घरको कम्तिमा एक कम्प्युटरमा ईन्टरनेट पहुँच भएको छ र ती परिवारमा आमा, डाडहरू, बालबालिका, किशोरहरू र सायद हजुरबुबाहरू पनि छन्, सबैसँग यो वा धेरै इमेलहरू पठाउँदै र पठाउँदै हुन्छन्।

हामी एक माइक्रोवेवमा इन्टरनेट संचालित समाजमा बस्छौं, र कसैले पनि सिंहको पत्र लेख्ने समय लिन चाहँदैनन्, भले यो धेरै अधिक मनसाय र व्यक्तिगत हो। अझै त्यहाँ धेरै परिस्थितिहरू छन् जुन ईमेलले स्नेल मेल भन्दा राम्रो काम गर्छ।

यहाँ केहि शिष्टाचार खुल्ला छन् र तपाईलाई ईमेल नोटहरू रचना गर्दै दिमागमा राख्न राख्न छैन।

1. तयारी गर्नुहोस्। तपाईंले एक इमेल टाइप गर्नु अघि, चाहे यो प्रारम्भिक टिप्पणी वा एक प्रतिक्रिया हो, तपाइँ आफैलाई सोध्नु पर्छ कि तपाइँ संवाद गर्न चाहनुहुन्छ। संक्षेपमा, तपाईंको उद्देश्य के उद्देश्यका लागि के हो? एकपटक तपाईले थाहा पाउनु भएकोमा तपाइँ पूरा ईमेल मा पढ्न सक्नु अघि तपाइँले आफ्नो लक्ष्य पूरा गर्नुभएको निश्चित गर्न सक्नुहुन्छ। यदि यो ग्रेड बनाउँछ भने, त्यसपछि पठाउनुहोस्; यदि पाठ भ्रमित, कठोर, वा अस्पष्ट हो भने, त्यसोभए तपाई फेरि सुरु गर्नुपर्छ।

1. सञ्चार गर्नुहोस्। याद गर्नुहोस् कि तपाई एक वास्तविक व्यक्तिसँग कुराकानी गर्दै हुनुहुन्छ जुन यो मेल प्राप्त हुनेछ। यस कुरामा दिमागमा, तपाईंले व्यक्तिलाई नामको रूपमा सम्बोधन गर्नुपर्छ र सम्मानित हुनुपर्दछ। यदि यो प्राप्त ईमेलको प्रतिक्रिया हो भने तपाईंले नोटमा प्रारम्भिक कुनै प्रश्न वा अनुरोधहरू ठेगाना गर्न समय लिनु पर्छ।
2. साँढे। हामी केहि बिन्दुमा दोषी भएका छौं वा हाम्रो कम्तिमा हराउने अर्को। यदि तपाइँ एक इमेल प्राप्त गर्नुहुन्छ जुन तपाईंलाई एन्कोर्स वा अप्सेट गर्दछ, दया नदिनुहोस्। उच्च सडक लिनुहोस् र केवल रसिद स्वीकार गर्न वा प्रतिक्रिया दिन अघि केही समय लिनको लागि प्रतिक्रिया दिनुहोस् ताकि तपाईं शान्त पार्न सक्नुहुनेछ र राम्रो सोच्ने सन्देशको जवाफ दिनुहोस्। तपाईं क्रोधमा ईमेल (वा संचारको कुनै अन्य प्रकार) लाई प्रतिक्रिया दिन चाहानुहुन्छ। जब हामी रिस उठ्छौं हामी हामी (या लेख) चीजहरू भन्न सक्छौं जुन हामी वा मतलब छैनौं वा भन्न आवश्यक छैन। याद गर्नुहोस् कि एकपटक तपाईंको ईमेल पठाइयो एकपटक, यो त्यहाँ सधैंभरि छ।
3. पारदर्शी हुनुहोस्। तपाईंको विषय रेखा तपाई किन प्राप्तकर्तालाई सम्पर्क गर्दै हुनुहुन्छ भन्ने एक वास्तविक प्रतिनिधित्व हुनुपर्छ। मेलको विषयसँग सम्बन्धित वाक्यांशहरू प्रयोग गर्नुहोस्। यो सत्य हो कि तपाईं व्यापार वा व्यक्तिगत ईमेल रचना गर्दै हुनुहुन्छ। उदाहरणको लागि, यदि तपाईं आफ्नो हप्तालाई अर्को हप्ताको भ्रमणको बारेमा एक इमेल लेख्नुहुन्छ भने, तपाइँको विषय रेखाले "केहि तपाइँको पढाइ" जस्तै केहि पढ्नै पर्दछ।

1. अनुसन्धान। यदि तपाईले व्यापार साझेदारलाई इमेल पठाउनुभयो भने, यो तपाईंको उपयुक्त नाम र शीर्षक प्रयोग गर्न उपयुक्त छ। अनुसन्धान गर्नुहोस् र प्रापकलाई सही रूपमा ठेगाना दिनुहोस्। कम्पनी को अध्यक्ष या तो टेलर या राष्ट्रपति टेलर को रूप मा संबोधित गरिन सक्छ।
2. हिज्जे जाँच गर्नुहोस्। जब तपाईं लेखनमा संचार गर्दै हुनुहुन्छ भने हिज्जे जाँचको प्रयोग महत्त्वपूर्ण छ। जब तपाइँ त्रुटिहरूको पूर्ण नोट पठाउनुहुन्छ, यसले संवाद गर्दछ कि तपाइँ ढोका हुनुहुन्छ वा तपाइँ विस्तारमा ध्यान नगर्नु भएको छ। सधैँ हिज्जे जाँच गर्न प्रयास गर्नुहोस् वा एउटा प्रोग्राम प्रयोग गर्नुहोस् जुन स्वतः-सही हुन्छ। र त्यस पछि फेरि यो पढ्नुहोस् कि तपाइँ शब्दहरू प्रयोग गर्न चाहनु भएको निश्चित गर्न केहि फरक गर्न स्वत: सुधारिएको थिएन।
3. प्रमाणित तपाईंले पठाउनको लागि कुनै पनि ईमेलको द्रुत प्रमाणपत्र गर्न आवश्यक छ तपाईंले केहि केही सेकेन्ड वा मिनेट लिन आवश्यक छ। कुनै पनि अजीब वाक्यहरू सम्पादन गर्न वा कुनै हराइरहेको विराम चिह्नहरू राख्नको लागि यो समय लिनुहोस्।

1. टोनको लागि हेर्नुहोस्। कहिलेकाँही एक इमेल कसरी तपाईले इरादा गर्नबाट फरक आउन सक्नुहुन्छ। तपाईंको इमेलको टोन धेरै महत्त्वपूर्ण छ र तपाईंको सन्देशको रूपमा महत्त्वपूर्ण छ। किनकि यो संचार लिखित छ, तपाईलाई निश्चित छ कि तपाईंको टोन सुखद छ र यो के भन्न चाहानुहुन्छ कि यो एक वास्तविक प्रतिनिधित्व हो। याद राख्नुहोस् कि तपाईंको प्राप्तकर्ताले तपाईंको आवाजमा च्याउ सुन्न वा तपाईंको अनुहारको मुस्कान हेर्न सक्दैन। जबसम्म तपाई आफ्नो सबै चीजलाई अगाडि पठाउन चाहानुहुन्छ, तपाईले ईमेलमा कुनैपनि भाषाबाट जोगिन सक्नुहुनेछ जुन कुनै तरिकामा गलत तरिकाले भइरहेको हुन सक्छ।
2. छोटो र मीठो हुनुहोस्। जब तपाईंलाई इमेल पठाउने एक उपन्यास लेख्न प्रयास नगर्नुहोस्। धेरै मानिसहरू वास्तवमा इमेलमा धेरै पढ्न चाहँदैनन्। यदि ईमेल अत्यन्तै लामो छ भने, प्रमुख अवधारणाहरू हाइलाइट गरी बुलेट प्वाइन्टहरू प्रयोग गरेर प्राप्तकर्तालाई मद्दत गर्न वा अन्वेषण अनुच्छेदमा विषय संक्षेप गर्ने प्रयास गर्नुहोस्।
3. राम्रो कुराकानी गर्नुहोस्। तपाईं आफ्नो पाठक भ्रमित गर्न चाहनुहुन्न, त्यसैले तपाईंको लेखनमा स्पष्ट र संक्षिप्त हुने समय लिनुहोस्। यदि तपाइँ मित्रलाई ईमेल गर्दै हुनुहुन्छ भने, तपाइँ आफ्नो लेखन शैलीमा अधिक आकस्मिक हुन सक्नुहुन्छ। यद्यपि, यदि यो एक व्यापार संचार हो , उचित व्याकरण प्रयोग गर्नुहोस् र प्रतीक वा इमोजिस प्रयोग गर्नबाट रोक्न जुन तपाइँले कम पेशेवर देखा पर्दछ।

इमेल संचार धेरै लोकप्रिय छ। गोल्डेन नियम संलग्न गर्न समय लिनुहोस्, र तपाईं पोलिश नेटस्क्रेट प्रोको दिशामा एक लामो बाटो जान सक्नुहुन्छ।

डेबी मेने द्वारा संपादित